Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Porvoon Energia Oy – Borgå Energi Ab:n sähkönmyynti-, sähköverkkopalvelu- ja lämpöliiketoimintojen asiakaspalvelussa käyttämää asiakasrekisteriä.

REKISTERIN PITÄJÄ

Nimi

Porvoon Energia Oy – Borgå Energi Ab, Y-tunnus 0855859-4
Porvoon Sähköverkko Oy, Borgå Elnät Ab, Y-tunnus 1029664-2

Käyntiosoite: Tolkkisten satamatie 3, 06750 TOLKKINEN

Postiosoite: PL 95, 06101 Porvoo

Puhelin: 019 661 411

YHTEYSHENKILÖ REKISTERIASIOISSA

Jukka Rouhiainen
Puh. 019 661 411

REKISTERIN NIMI

Asiakasrekisteri

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän palveluiden tarjoaminen sekä niiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän asiakassuhteiden sekä palveluiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi ja kehittämiseksi, asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseksi, maksujen valvontaan ja perintään, palvelusisällön todentamiseen, tilastointiin sekä asiakasviestintään. Tietoja voidaan käsitellä markkinointiin ja mielipidetutkimusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan käsitellä sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia rekisterinpitäjän asiakkaaseen tai muuhun rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

• perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, syntymäaika, henkilötunnus, asiakasnumero, käyttäjätunnus tai muu yksilöivä tunniste)
• yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta)
• yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
• maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot (kuten laskutusta, maksamista ja perintää koskevat tiedot)
• asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten sopimusta sekä voimassaolevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot ja asiakasviestintä sekä asiakaskontaktit)
• asiakaskontaktien tiedot
• palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot (kuten tilaus-, voimassaolo-, muutos- ja päättymistiedot sekä energian kulutusta ja tuotantoa koskevat tiedot)
• käyttöpaikkaa koskevat tiedot
• markkinointiluvat ja -kiellot
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Joidenkin yllä kuvattujen tietojen (kuten rekisteröityä koskevat perustiedot ja laskutukseen liittyvät tiedot) antaminen on edellytys rekisterinpitäjän tarjoamien palveluidentoimittamiselle. Lakisääteiset velvoitteet myös edellyttävät rekisterinpitäjää keräämään rekisteröidystä joitain tietoja (kuten energian kulutusta ja tuotantoa koskevat tiedot). Näiden tietojen antamatta jättäminen tai keräämisen estäminen voivat estää tai hankaloittaa rekisterinpitäjän palveluiden tarjoamista. Rekisteröidyllä on jäljempänä kuvatulla tavalla kuitenkin oikeus kieltää tiettyjen tietojen (kuten markkinointilupien) kerääminen ja käsittely.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

• rekisteröidyltä itseltään hänen tullessaan rekisterinpitäjän asiakkaaksi tai rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluja
• sähkömarkkinoilla toimivilta energiayhtiöiltä soveltuvaan lakiin tai viranomaismääräyksiin perustuvan tiedonvaihdon perusteella
• pankkien ja teleoperaattoreiden tunnistuspalveluista asiakkaan tunnistautuessa sähköisessä sopimustilausprosessissa tai kirjautuessa EnergiaOnline-asiointipalveluun
• henkilö- ja osoitetietojen päivityspalveluja tarjoavien rekisterinpitäjien palveluista asiakkaan yksilöivien henkilötietojen tarkastuksen tai asiakkaan luottokelpoisuustarkastuksen yhteydessä.
• Fingridin ylläpitämästä käyttöpaikkarekisteristä asiakkaan solmiessa uutta sähkösopimusta.
• Fingrid Datahub Oy:n ylläpitämästä keskitetystä tiedonvaihtoratkaisusta datahubista asiakkaan sopimustapahtumiin liittyen tai asiakkaan antamalla erillisellä valtuutuksella.
• asiakkaalta itseltään rekisterinpitäjän ylläpitämien sähköisten palvelujen käytöstä evästeiden välityksellä kerätystä tiedoista, joita hyödynnetään rekisterinpitäjän palvelujen käytettävyyden parantamiseksi sekä markkinointitoimenpiteiden kohdentamiseen.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.  Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti tietoja luovutetaan laskutuksen, saatavienvalvonnan ja perinnän palveluja Porvoon Energia Oy:n -konsernille tuottavalle ulkoiselle rekisterinpitäjälle edellä mainittujen tehtävien hoitamisen edellyttämässä laajuudessa.

Sähkömarkkinalainsäädännön ja tätä täydentävien toimialan soveltamisohjeiden mukaisesti tietoja luovutetaan sähkökaupan muille osapuolille (sähkönmyyjä, jakeluverkon haltija) sekä sähkömarkkinoiden tiedonvaihtoratkaisusta vastaavalle rekisterinpitäjälle (Fingrid Datahub Oy) sähköisen sanomaliikenteen välityksellä.

Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille. Tietoja voidaan siirtää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Porvoon Energia Oy:n yhteistyökumppaneille, tytäryhtiöille, palveluntuottajille tai alihankkijoille. Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain henkilötietolainsäädännön mukaisesti.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Porvoon Energia Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

Porvoon Energia edellyttää henkilöstöltään ja valtuuttamilta toimijoilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon, sähköisessä muodossa olevan tiedon käyttöön tarvitaan käyttäjätunnukset ja salasanat.

Ei-sähköisessä muodossa olevaa tietoa säilytetään Porvoon Energia Oy:n käytössä olevissa lukituissa toimitiloissa.