Dataskyddsförklaring rörande kundregistret

Den här dataskyddsförklaringen gäller det kundregister Porvoon Energia Oy – Borgå Energi Ab använder i elförsäljnings-, elnättjänsts- och värmeaffärsverksamhetens kundbetjäning.

REGISTRATOR

Namn

Porvoon Energia Oy – Borgå Energi Ab,
FO-nummer 0855859-4
Porvoon Sähköverkko Oy, Borgå Elnät Ab,
FO-nummer 1029664-2

Besöksadress: Tolkis hamnväg 3, 06750 TOLKIS

Postadress: PB 95, 06101 BORGÅ

Telefon: 019 661 411

KONTAKTPERSON I REGISTERFRÅGOR

Jukka Rouhiainen
Tel. 019 661 411

REGISTRETS NAMN

Kundregister

REGISTRETS SYFTE

Syftet med behandlingen av personuppgifterna i registret är att tillhandahålla den registeransvarigas tjänster och att säkra kvaliteten på tjänsterna samt att upprätthålla och utveckla dem. Personuppgifter i registret kan behandlas för att analysera, tillhandahålla och utveckla den registeransvarigas kundförhållanden och tjänster, för att identifiera kunder och registrerade, för övervakning och indrivning av avgifter, för autentisering av serviceinnehåll, för statistikföring samt för kundkommunikation. Uppgifterna kan behandlas för marknadsföring och genomförande av opinionsundersökningar.

Personuppgifterna kan behandlas för att uppfylla kraven i tillämpbara lagar och myndighetsbestämmelser och -anvisningar.

REGISTRETS DATAINNEHÅLL

I anslutning till registret kan man behandla följande personuppgifter med anknytning till den registeransvarigas kunder eller andra registrerade:

• grunduppgifter om den registrerade (så som namn, födelsetid, personnummer, kundnummer, användarsignum eller annan personspecifik identifikation)
• uppgifter om kontaktpersonen i företag (så som uppgifter om arbetsgivare och den registrerades professionella ställning)
• kontaktuppgifter (så som adressuppgifter, telefonnummer och e-postadress)
  uppgifter relaterade till betalningar och fakturering (så som uppgifter om fakturering, betalningar och indrivning)
• uppgifter relaterade till kundförhållande och avtal (så som uppgifter om avtal samt uppgifter om pågående och avslutad service, kundkommunikation och kundkontakter)
• uppgifter om kundkontakter
• uppgifter relaterade till tjänster och produkter (så som uppgifter om beställning, giltighet, förändring och avslutande samt uppgifter om energiförbrukning och -produktion)
• uppgifter om användningsställe
  marknadsföringstillstånd och -förbud
• eventuella andra uppgifter som har insamlats med den registrerades särskilda samtycke

Vissa av de uppgifter som beskrivs ovan (så som grunduppgifter om den registrerade och uppgifter om fakturering) är en förutsättning för leverans av de tjänster, som den registeransvariga tillhandahåller. Lagstadgade krav förutsätter också att den registeransvariga samlar in vissa uppgifter om den registrerade (så som uppgifter om energiförbrukning och -produktion). Nekande till att överlåta dessa uppgifter kan försvåra eller förhindra tillhandahållandet av den registeransvarigas tjänster. Den registrerade har dock på det sätt, som beskrivs nedan, rätt att förbjuda insamling och behandling av vissa uppgifter (så som marknadsföringstillstånd).

REGELMÄSSIGA INFORMATIONSKÄLLOR

Uppgifter om den registrerade fås i allmänhet

•  av den registrerade själv då denne blir kund hos den registeransvariga eller använder den registeransvarigas tjänster
• på basen av informationsutbyte som grundar sig på lag eller myndighetsbestämmelse, vilka tillämpas på på elmarknaden verksamma elbolag
• från bankers och teleoperatörers identifikationstjänst då kunden identifierar sig i en elektronisk avtalsbeställningsprocess eller loggar in på EnergiaOnline-transaktionstjänsten
• från registratorer, vilka tillhandahåller uppdateringar av person- och adressuppgifter, i samband med kontroll av kundens personspecificerande uppgifter eller kundens kreditvärdighet
• från det av Fingrid Ab upprätthållna användningsplatsregistret då kunden sluter ett nytt elavtal
• från den av Fingrid Ab upprätthållna centraliserade datahub-informationsutbytestjänsten beträffande kundens avtalstransaktioner eller med skilt befullmäktigande från kundens sida
• från uppgifter insamlade med hjälp av kakor kopplade till kundens användning av registratorns elektroniska tjänster. Uppgifterna utnyttjas i syfte att förbättra tjänsternas användbarhet samt för allokering av marknadsföringsåtgärder.

Personuppgifter kan också insamlas och uppdateras av myndigheter och andra tredje parter i enlighet med tillämpbar lag för syften, som beskrivs i denna registerbeskrivning. Uppgifter uppdateras också enligt regler för informationsutbyte på elmarknaden som publiceras av Energiindustrin.

REGELMÄSSIGA ÖVERLÅTELSER OCH ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER UTANFÖR EU ELLER EUROPEISKA EKONOMISKA SAMARBETSOMRÅDET

I enlighet med användningssyftet för kundregistret överlåts uppgifter åt utomstående registrator, som tillhandahåller fakturerings-, fordringsövervaknings- och indrivningstjänster åt Borgå Energi Ab -koncernen i den omfattning skötseln av ovannämnda uppgifter förutsätter.

I enlighet med elmarknadslagstiftningen och de för branschen kompletterande tillämpningsanvisningarna överlåts uppgifter åt andra elhandelsparter (elförsäljare, distributionsnätsinnehavare) samt åt den för elmarknadens informationsutbyteslösning ansvariga registratorn (Fingrid Datahub Ab) med hjälp av elektroniska meddelanden.

På det sätt som gällande lagstiftning förutsätter kan uppgifter överlåtas åt myndigheter. Uppgifter kan överlåtas i enlighet med registrets syfte till Borgå Energi Ab:s samarbetsparter, dotterbolag, tjänsteproducenter eller underleverantörer. Personuppgifter överförs utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet endast i enlighet med personuppgiftslagen.

PRINCIPERNA FÖR SKYDD AV REGISTRET

Kundregistrets uppgifter samlas i databaser skyddade av brandmurar och lösenord samt med andra tekniska metoder. Endast personer anställda av Borgå Energi Ab eller aktörer, som befullmäktigats av bolaget, har tillgång till uppgifterna, då de behöver dem i sina arbetsuppgifter.

Borgå Energi förutsätter att dess personal och dess befullmäktigade aktörer förbinder sig till att hemlighålla personuppgifter. För användning av uppgifter i elektronisk form krävs användarnamn och lösenord.

Uppgifter i icke-elektronisk form bevaras i låsta verksamhetsutrymmen i Borgå Energi Ab:s användning.